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Aktenvernichtung

Kurz gesagt: Aktenvernichtung ist die datenschutzkonforme Zerstörung von Papierunterlagen und Datenträgern, bei Büro- und Nachlassauflösungen oft nach DIN 66399.

Aktenvernichtung bezeichnet das irreversible Zerstören von Dokumenten und Datenträgern, damit Inhalte nicht rekonstruiert werden können. Sie ist in Büroauflösungen, Praxisauflösungen und Nachlässen besonders relevant, weil dort Personaldaten, Verträge, Rechnungen oder Patientenunterlagen vorliegen. Für personenbezogene Daten verlangt die Datenschutz-Grundverordnung eine sichere Löschung und Vernichtung.

Vor der Vernichtung sind Aufbewahrungsfristen zu prüfen, etwa nach § 147 Abgabenordnung und § 257 Handelsgesetzbuch. Buchungsbelege müssen aktuell acht Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre, Geschäftsbriefe sechs Jahre aufbewahrt werden. Erst nach Ablauf dürfen sie vernichtet werden. Bei Praxisunterlagen gelten berufsrechtliche Fristen.

Beauftragt ein Unternehmen einen Dienstleister, liegt meist eine Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO vor, die in einem Vertrag zu regeln ist. Dienstleister bieten Vernichtung vor Ort oder im Werk mit Vernichtungsnachweis an. Die Zerkleinerung wird nach DIN 66399 in Schutzklassen und Sicherheitsstufen eingeordnet. Für Privatleute genügt bei sensiblen Unterlagen ein Aktenvernichter mit höherer Sicherheitsstufe. Datenträger wie Festplatten benötigen eigene Verfahren.

Rechtsgrundlage/Quelle: Art. 28 DSGVO, § 147 AO

Verwandte Begriffe

  • DIN 66399 – Die DIN 66399 ist die Norm für die Vernichtung von Datenträgern und teilt sie in drei Schutzklassen und sieben Sicherheitsstufen ein.
  • Entsorgungsnachweis – Ein Entsorgungsnachweis belegt, dass Abfälle ordnungsgemäß an eine zugelassene Anlage übergeben wurden; bei gefährlichen Abfällen ist er gesetzlich vorgeschrieben.
  • Gewerbeabfall – Gewerbeabfall sind Abfälle aus Betrieben, Büros und Praxen, die nach der Gewerbeabfallverordnung getrennt gesammelt, dokumentiert und verwertet werden müssen.
  • Nachlass – Der Nachlass ist das gesamte Vermögen und die Verbindlichkeiten, die mit dem Tod einer Person auf die Erben übergehen.

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